Lleoliad:
Ystafell Bwyllgora 4 - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Iau, 22 Mawrth 2018
Amser: 09. - 11.00
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Elisabeth Jones, Prif Gynghorydd Cyfreithiol Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfreithiol Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Gareth Watts, Pennaeth Llywodraethu a Sicrwydd Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Head of Human Resources |
|
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|
Eraill yn bresennol |
Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.
Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.
Non Gwilym would draft a note of the Management Board discussion for the staff news page.
Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 5 Mawrth yn gywir.
Cytunwyd mai Chris Warner fydd Cadeirydd tymor cyntaf y Tîm Arwain, gan ddechrau ar 16 Ebrill.
Clodforodd Manon Antoniazzi bawb, yn enwedig tîm y Bil am eu gwaith yn llywio'r Bil Cyfraith sy’n Deillio o’r Undeb Ewropeaidd (Cymru) drwy'r broses ddeddfwriaethol yn effeithlon ac i safon uchel, ac am y ddadl lwyddiannus a gafwyd yn ei gylch yn y Cyfarfod Llawn ar 21 Mawrth pan gytunwyd arno gan y Cynulliad.
Cynhaliodd y Bwrdd Rheoli ei adolygiad blynyddol o gynlluniau gwasanaeth a'r anghenion capasiti ar gyfer y ddwy flynedd nesaf a chafwyd trosolwg gan bob Cyfarwyddiaeth. Rhagflaenwyd hyn gan yr angen i nodi gofynion capasiti a gwneud arbedion ariannol i gadw o fewn mwyafswm capasiti y sefydliad. Byddai hyn yn dibynnu ar wybodaeth gyfredol reolaidd am gyllid ac AD, i allu bod yn gyflym wrth wneud penderfyniadau ynghylch recriwtio neu newidiadau i weithdrefnau, er enghraifft.
Ar gapasiti'r Gyfarwyddiaeth Fusnes oedd y pwysau mwyaf, yn bennaf mewn perthynas â gwaith diwygio y Cynulliad a Brexit lle'r oedd angen sgiliau a gwybodaeth arbennig i gefnogi'r gwaith hwn i'r lefel angenrheidiol. Roedd y tîm cyfreithiol yn trafod â chyfreithwyr Llywodraeth Cymru a oedd wedi gwneud cryn dipyn o waith ar ddiwygio'r llywodraeth ac roeddent yn fodlon rhannu eu sylwadau, ond ag amserlen ddiwygio y Cynulliad bellach ar y blaen, efallai y bydd angen rhagor o gapasiti cyfreithiol yn y maes hwn am gyfnod, boed hynny drwy recriwtio, secondiadau neu hyfforddi.
Roedd pwysau hefyd ar y Gwasanaeth Cyllid, lle'r oedd swydd fel uwch aelod staff wedi bod yn wag ers peth amser. Roedd y Gyfarwyddiaeth Adnoddau wedi bod yn edrych ar newidiadau i amseroedd agor y Pierhead i wneud defnydd gwell o adnoddau ac arbedion ariannol i greu rhagor o gapasiti. Mae'n bosibl y byddai diwygio'r Cynulliad angen cyfraniad mawr gan y Gyfarwyddiaeth Adnoddau i ganiatáu a chefnogi'r newidiadau.
Roedd y pwysau ar gapasiti Gwasanaethau'r Comisiwn yn ganolog o amgylch ymdopi â'r galw i ddysgu Cymraeg. Roedd technoleg llais i destun yn cael ei gwmpasu fel posibilrwydd i arbed amser wrth olygu yn Saesneg.
Byddai'r Adroddiad Rheoli Ariannol misol yn cynnwys gwybodaeth am y swyddi diweddaraf ar gael ar ôl i'r RADs gael eu hystyried.
Ar y cyfan, roedd y Bwrdd yn teimlo bod yr anghenion a nodwyd yn geidwadol a thrafodwyd sut i fodloni'r gofynion hynny o fewn mwyafswm capasiti y sefydliad. Cytunwyd y byddai Penaethiaid Gwasanaeth yn trafod cynllun ar gyfer y flwyddyn, gan edrych ar swyddi ar draws y sefydliad, i bennu pa swyddi y gellid recriwtio ar eu cyfer ar unwaith, pa swyddi a gâi eu llenwi'n raddol wrth i swyddi gwag godi, a'r blaenoriaethau ar gyfer swyddi sy'n wag ar hyn o bryd.
Câi rhestr o ddarpar brosiectau â chostau ar eu cyfer ei rhannu â Phenaethiaid a gellid ailddefnyddio'r offeryn blaenoriaethu a ddefnyddiwyd ar gyfer prosiectau, a hynny'n seiliedig ar bwysau'r sefydliad.
CAMAU I’W CYMRYD:
AD i gadarnhau pa swyddi sydd ar gael (heb eu llenwi/dyrannu), a nodi pa swyddi gwag sydd i'w cael ar hyn o bryd.
RADs i gynnwys esboniad am eu heffaith ar y sefydliad a fforddiadwyedd yn y tymor hir.
Penaethiaid i lunio cynllun ac amserlen ar gyfer y swyddi sydd eu hangen, i'w drafod yng nghyfarfod y Tîm Arwain ar 16 Ebrill, ac i'w ystyried gan y Bwrdd Gweithredol wedi hynny.
Cafodd yr amserlen ei llunio i helpu i gynllunio'n well ar draws y sefydliad ar gyfer risgiau a oedd yn gysylltiedig â'i gilydd, cynllunio capasiti, strategaeth y gyllideb a chyfathrebu strategol. Trafododd y Bwrdd werth yr amserlen a sut y gellid ei defnyddio yn y dyfodol.
Fe'i hystyriwyd i fod yn ddogfen dda i gefnogi trafodaethau cydlynol am risgiau a phwysau, a byddai'n helpu i greu cyd-ddealltwriaeth os gellid ei gyflwyno mewn fformat addas ar gyfer y staff. Byddai angen diweddaru'r ddogfen mewn amser real er mwyn iddi fod o ddefnydd, a gellid bod angen ei symleiddio, felly ateb posibl fyddai cyflwyno fersiwn symlach ar Sharepoint â lincs i roi manylion.
Diolchwyd i Kathryn Hughes am ei gwaith yn llunio a diweddaru'r ddogfen.
Cafodd y Bwrdd raglen waith ar y cyd rhwng y Tîm Arwain / Bwrdd Gweithredol newydd. Nodwyd ei bod yn debygol y byddai angen rhoi amser yn rheolaidd ar agenda'r Tîm Arwain dros y misoedd nesaf ar gyfer gwaith Cyfnod II yr Adolygiad Capasiti.
Y cyfarfod hwn oedd yr olaf ar ffurf gyfredol y Bwrdd Rheoli cyn newid i'r Tîm Arwain a'r Bwrdd Gweithredol.